Consignes -> bon déroulement du colloque

L’organisation du colloque ETES 2025 est basée sur la responsabilisation de tous et toutes. Le gros succès du colloque nous oblige à mettre un certain nombre de consignes en place, vis-à-vis de l'établissement qui l'accueille, et pour que le colloque puisse se dérouler dans les meilleures conditions pour les plus de 300 personnes inscrites.

Merci donc de lire attentivement toutes les consignes qui suivent :

AVANT votre venue :

- Merci de vous munir :

d'un badge sur lequel vous inscrirez votre prénom, nom et votre établissement,

d'un gobelet et/ou gourde pour les pauses.

- Privilégiez si possible le dépôt de vos bagages à votre hôtel avant de vous rendre au colloque (nous n’aurons pas la possibilité de stocker 300 bagages).

Une pièce d’identité pourra vous être demandée pour accéder aux locaux (plan vigipirate).

Rappel pour l'accès au site (+ de détails ICI) : Très peu de places de parking accessibles sur le campus ; privilégiez les transports en commun !

A votre arrivée :  (arrivée recommandée entre 12h30 et 13h30 le lundi 07/07)

* Si vous arrivez le lundi : rendez-vous à l’amphi Laura Bassi (voir plan) pour signaler votre arrivée auprès de l'accueil et récupérer un bracelet (sans ce bracelet, vous ne pourrez pas accéder aux bâtiments). Vous pourrez déposer votre bagage dans le hall de l’amphi si vous en avez un (si vous le pouvez, privilégiez le dépôt préalable de votre bagage à votre hôtel, voir ci-dessus).

* Si vous arrivez le mardi ou le mercredi : rendez-vous directement à l’amphi L. Bassi (voir plan), en privilégiant autant que possible une arrivée pendant les temps de permanence de l’équipe organisatrice qui vous remettra votre bracelet d'accès aux bâtiments (voir ossature du programme).

* Aucune arrivée possible le mardi de 13h30 à 15h30.

Lors de votre départ :

* le mercredi : 

- pendant la durée de la table ronde : vous pourrez laisser votre bagage dans le hall de l’amphi L. Bassi (agent de sécurité à l’entrée) à l’emplacement indiqué ;

- à partir de 9h30 : il conviendra de bien vous répartir entre les 2 amphis Bassi et Berger, et vous pourrez alors conserver votre bagage dans l’amphi, en le déposant dans les rangs du haut des amphis (selon affichage), sans gêner la circulation des personnes pour des questions de sécurité.

Pendant le colloque :

Les membres du comité d’organisation seront repérables à leur casquette noire.

* Lors des pauses : (après vous être servi près du buffet) merci de vous répartir dans le hall du bâtiment J. Verne, dans les 3 salles d’exposition des posters (situées au rdc du bât. Verne et accessibles depuis le Hall) ou en-dehors du bâtiment, sans générer de gros attroupements et en respectant la capacité d’accueil mentionnées dans les salles.

- Il est strictement interdit de boire et manger dans les amphis (sauf eau).

- Merci d'éviter de manger et boire dans les salles des posters.

* Accès aux bâtiments : strictement interdit au sous-sol et dans les étages du bâtiment J. Verne.

- Merci de porter en évidence le bracelet remis à votre arrivée, qui sera votre "sésame" d'accès aux bâtiments.

* Sanitaires : 3 blocs sanitaires sont à votre disposition dans les halls des amphis L. Bassi et G. Berger, ainsi qu'au rdc du bâtiment J. Verne.

- Merci de ne pas cibler uniquement leur utilisation sur les temps des pauses, de vous répartir entre ces blocs sanitaires et d’éviter autant que possible les files d’attente trop longues et les attroupements.

* Accès internet : uniquement possible via eduroam. Le nombre de prises est limité dans les amphis dans lesquels aura lieu la conférence.

Pour les orateurs et oratrices :

- merci de bien charger votre présentation sur le PC de l’amphi dans lequel vous allez parler, au plus tard 15 minutes avant le début de la 1ère session de chaque demi-journée.

- le dépôt des fichiers informatiques pourra se faire exclusivement via une clé USB et au format .pdf (pas possible de charger un fichier .ppt(x) sur les PC à dispo).

Pour les personnes qui présenteront un poster :

- les pitchs seront réalisés lundi après-midi (oral en session plénière), sans support informatique.

- merci de prévoir de quoi accrocher votre poster sur la grille qui sera mise à disposition.

Les posters seront affichés dans 3 salles au rez-de-chausssée du bât. Verne ; vous pourrez installer votre poster sur la grille libre de votre choix dès le lundi, et le récupérer avant votre départ.